Fulfillment voor startende webshops: 10 tips!

Geschreven op 1 oktober 2010 door .

Dit is een blog van Koen den Hollander. Hij is mede oprichter van eWarehousing.

Als specialist in fulfillment voor webshops zitten er wekelijks zeker 2 tot 3 startende webshops bij mij aan tafel. Naast grootse plannen om markten te veroveren en nieuwe producten te lanceren komen er vaak dezelfde afwegingen en uitdagingen voor logistieke fulfillment op tafel. Uit die gesprekken en onze ervaringen met een groot aantal webshops heb ik een top 10 tips samengesteld – zeker niet volledig maar wellicht helpt het een aantal van jullie verder op weg.

1. Niet te breed assortiment

Een van de meest voorkomende fouten van startende webshops is een veel te breed productassortiment. Natuurlijk, kleinere shops willen graag specialist zijn en dus ook binnen een specialisme alles bieden… maar voor een klant mag het best een tandje minder. De kosten en complexiteit van een te breed assortiment worden vaak onderschat. Uiteraard begint het met de hogere inkoop en kapitaal dat je daarin vastlegt. In fulfillment heb je het met name over hogere opslag kosten – elk item ligt doorgaans in een eigen grijpvak en vaak ook hogere admin/handlingkosten door toenemende complexiteit. Als vuistregel – probeer het orders per maand/aantal items ratio niet lager dan 1 te laten zijn. Met andere woorden: met 1000 SKUs en 100 orders per maand heb je een ratio van 0,1 en dat is lastig winstgevend te krijgen. Beter is uiteraard andersom: met 100 SKUs 1000 orders per maand genereren.

2. Structureer en codeer je artikelen en locaties

Of je de logistiek nu zelf doet of uitbesteed aan een fulfillment partij – zorg dat alle producten (SKUs) elk een eigen artikel code (liefst barcode) hebben. Zorg dat die code ook in de webshop bij het artikel staat, zodat een order altijd voorzien is van de artikelcodes, liefst 1 code per orderregel. Ook als je zelf een klein magazijn opzet raad ik je aan om elk uniek product item (SKU of Stock Keeping Unit) op een eigen genummerde locatie te leggen – dit om snel te kunnen pikken en fouten te voorkomen.

3. Denk vooruit om logistieke issues en kosten te voorkomen

Dit is een breed onderwerp, ik geef 2 voorbeelden: Als je leverancier geen artikelcodes standaard op de producten zet, overweeg dit dan alsnog te laten doen, eventueel tegen extra kosten. Bedenk wat je bespaart later in het logistieke proces (fouten, inslagkosten) door bijvoorbeeld in China de producten toch te voorzien van barcode of EANcode. Kies een webshop platform – bijvoorbeeld Magento – dat voorzien is van een goed CMS aan de achterkant met fatsoenlijke logistieke en voorraadfuncties. Een aantal webshop platforms en bestelsites zitten zeer onlogisch in elkaar. Ik zal ze hier nog niet noemen, maar laat een reactie hieronder achter en wellicht zal ik ze onthullen.

4. Overweeg uitbesteden van fulfillment

Ok, dit is een makkelijke komende van een fulfillment partij… Maar met overwegen bedoel ik zeker niet dat je het in alle gevallen ook (direct) zou moeten doen. Ik praat regelmatig met partijen die ik adviseer het zelf te blijven doen omdat ze een heel specifiek proces hebben of er gewoon zelf heel goed in zijn. Maar ik spreek ook met partijen die nog uitbesteden nog nooit hadden overwogen en voor wie het qua proces en kosten een veel betere oplossing bleek. Wat tijd investeren in aanvragen van offerte en 1 of 2 bezoekjes maakt je hoop wijzer, ook al besluit je om het fulfillment stuk zelf te blijven doen.

5. Kies je moment van uitbesteden

Zeker voor startende webshops is uitbesteden vanaf de start niet vanzelfsprekend. Belangrijkste in mijn ogen is dat je live gaat met een goed assortiment, vervolgens traffic en conversie genereert. Tja makkelijker gezegd dan gedaan. Maar het heeft geen zin om fulfillment tot in de perfectie te regelen en de nodige maandelijkse vaste kosten te maken in een aanloopperiode waarin je weinig orders verwacht. Mijn advies: als je rustige aanloopperiode hebt probeer de fulfillment dan eerst zelf te doen en ga over op uitbesteden als je enig volume hebt, bijvoorbeeld 100 orders per maand. Als je wilt knallen en de manpower en het budget hebt om die in lijn is met je grote ambitie zou ik zeker uitbesteden voor livegang.

6. Vergelijk alle kosten van uitbesteden versus zelf doen

Als je offertes van fulfillment partijen opvraagt en afweegt tegen het zelf doen van fulfillment, vergeet dan niet dat je eigen tijd ook geld kost. Ik laat het aan jezelf over welk uurtarief je aan je eigen tijd hangt, maar ik hoor te vaak “als ik het zelf doe kost het niks”. Tja, als je dat echt vindt moet je fulfillment echt zelf blijven doen. Vraag is dan wel of je webshop een serieuze business is of een uit de hand gelopen hobby.

7. Kies fulfillment partij die past bij jou en je webshop

Als wat kleinere webshop wil/kun je waarschijnlijk niet terecht bij de grootste spelers als bijvoorbeeld docdata die ook bol.com doet. Als je de aller-goedkoopste partij zoekt dan is een partij die investeert in proces en IT optimalisatie ook niet een goede match, maar ben je beter van met een lokale partij om de hoek. Vraag je dus af waar je zelf staat als webshop en wat de ambitie is – en welke fulfillment partner daar nu en in de toekomst het beste bij past.

8. Verdiep je in service level en processen van fulfillment partij

Uiteraard is een tariefsvergelijking belangrijk, zie het volgende punt. Echter probeer goed te begrijpen welke kwaliteit van dienstverlening je koopt. Een paar voorbeeld zaken om te vergelijken:

  • Liggen productitems in aparte grijpvakken of wordt er tijdens het pikken nog gezocht?
  • Tot hoe laat worden binnengekomen order nog verwerkt?
  • Wat was het fouten % van afgelopen 3 maanden?
  • Hoe en wanneer worden Track en Trace nummers teruggekoppeld?
  • Hoe wordt omgegaan met retouren?
  • Hoe snel krijg je reactie op eventuele vragen?
  • Is er een 2e check door 2e persoon voor verzending?
  • Etc.

Stel deze vragen ook tijdens een bezoek aan enkele partijen. Kijk goed rond hoe producten erbij liggen, hoe processen lopen en administratie is geregeld.

9. Vergelijk alle tarieven van fulfillment partij, ook de “verborgen” tarieven

Uiteraard zijn tarieven een hele belangrijke overweging om fulfillment eventueel wel of niet uit te besteden, en in vergelijking tussen partijen. Vaak zijn offertes complex en bestaan uit vaktermen als inslag, handling, SKUs, grijpvak, project mgt, NMG toeslag etc. Probeer de offertes toe te rekenen naar totaal bedrag per maand gegeven een ordervolume van bijvoorbeeld 200 orders. Neem ook verzendkosten en kosten verzendmaterialen mee. Vergelijk ook eens bij een volume van 1000 orders. Kijk uiteraard ook goed naar verzendkosten voor Belgie en Duitsland, als je verwacht om snelle expansie te realiseren.

Combineer de tariefsvergelijking uiteraard met de kwalitatieve vergelijking van punt 8.

10. Optimaliseer ICT door koppelingen

Zeker bij groeiende shops heeft het zin om alles in het begin goed te regelen. Een magento shop helpt bijvoorbeeld omdat er enkele partijen zijn (en ja inderdaad ook eWarehousing) die een koppeling hebben tussen Magento en hun logistieke systeem waardoor snelheid wordt verhoogd, je meer inzicht krijgt en fouten naar beneden gaan.

Heb je zelf ervaring met fulfillment? Overweeg je fulfillment? Heb je vragen? Laat natuurlijk altijd een reactie achter! Laat je horen, geef je mening.

« Terug naar overzicht

Reageren?

Nog geen reacties

Een reactie plaatsen